طراحی دفتر کار

در پست قبل، ترفندها و نکاتی ذکر شد که به شما در طراحی دفتر کارتان کمک می‌کنند. برای مطالعه ادامه این نکات، با ما همراه باشید.

کیفیت هوا
کیفیت هوا می‌تواند توانایی ما در تمرکز و تفکر را به شدت تحت‌تاثیر قرار دهد. اداره کل سلامت و ایمنی محل کار در آمریکا، برآورد کرده‌است که کیفیت بد هوا در محیط‌های اداری هزینه‌ای سالانه برابر با ۱۵ میلیارد دلار را برای کارفرمایان به همراه دارد؛ زیرا منجر به ناکارآمدی کارکنان و نیاز آنها به مرخصی استعلاجی می‌شود. همان‌طور که می‌بینید این موضوع بسیار جدی است.

اگر در یک شرکت کار می‌کنید:
با آنها در مورد نصب فیلترهای هوا صحبت کنید. در صورتی‌که راهی برای داخل شدن هوای تازه از طریق درها یا پنجره‌ها وجود دارد، حداقل برای بخشی از روز آنها را باز بگذارید. همچنین در محل کار خود از یک گیاه استفاده کنید (البته بهتر است شرکت، جهت خرید و استفاده از گیاهان بیشتر اقدام کند). گیاهان در تصفیه هوا و ایجاد اکسیژن خالص تاثیر فوق‌العاده‌ای دارند.

اگر دفتر کارتان در خانه است:
درها و پنجره‌ها را باز کنید و اجازه دهید که هوای تازه وارد اتاق شود. فیلتر‌هوا نصب کنید. و البته فراموش نکنید که از گیاهان در فضای اطراف خود استفاده کنید.

فضاهای مختلف
اگر در توان شماست، بیش از یک فضا را به محل کار خود اختصاص بدهید. خود را در مکانی تازه، با ویژگی‌هایی متفاوت قرار بدهید و از چیزهایی در اطراف خود استفاده کنید که دیدن آنها به افزایش تمرکز شما کمک می‌کند.

اگر در یک شرکت کار می‌کنید:
بسیاری از ادارات محیط‌های مختلفی برای کار به شما ارائه می‌دهند، مثل دفترشخصی خودتان، لابی، اتاق‌های کنفرانس، آشپزخانه و سالن غذاخوری، و اگر خوش‌شانس باشید سالن استراحت. از تمام این فضاها استفاده کنید تا شرایط معمول خود را تغییر بدهید. حتما اطمینان حاصل کنید که سرپرست شما از این موضوع مطلع باشد. در‌غیراین صورت ممکن است متهم به تنبلی در انجام کارهایتان بشوید، آن هم وقتی که در حال انجام کارهای بیشتری هستید.

اگر دفتر کارتان در خانه است:
اگر پشت میز کار می‌کنید، یک مبل یا صندلی راحتی به اتاق خود اضافه کنید. اگر فضای کارتان بیش‌از‌حد کوچک است و انعطاف‌پذیر نیست، به دنبال راه‌های خلاقانه‌تری برای تغییر فضای کاری خود باشید. هرچند روز یک بار جای تصاویر روی دیوار را عوض کنید، در سمت دیگر میز خود بنشینید، یا رنگ نور اتاق را تغییر بدهید. حتی می‌توانید برای کار به کافه، پارک یا کتابخانه بروید.

سازماندهی افراد
اکثر کارفرمایان، کارمندان را در بخش‌های خاص سازمان‌دهی می‌کنند. در‌حالی‌که مطالعات نشان می‌دهند اگر  افرادی که در مورد یک هدف یا یک مشتری با هم اشتراک دارند، در کنار هم کار کنند، خلاق‌تر و سازنده‌تر عمل می‌کنند. نه تنها به این دلیل که قادر خواهید بود سریع‌تر به پاسخ‌ها و راه‌حل‌ها دست پیدا کنید، بلکه چون باید مستقیماً پاسخگوی افرادی باشید که اطراف شما هستند، وادار به تداوم بیشتر در انجام وظایف خود می‌شوید و فعال‌تر خواهید بود.

اگر در یک شرکت کار می‌کنید:
در صورت امکان از کارفرمای خود بخواهید که اجازه بدهد برای یک روز یا یک هفته، افراد گروهتان را در سالن کنفرانس دور هم جمع کنید. بازخوردهای ناشی از شرکت همه‌ی افراد در کار را مشاهده کنید و نتایج را جمع‌آوری‌ کنید و به کارفرمای خود نشان دهید. ممکن است شرکت به شما اجازه بدهد چند بار در هفته، در ساعاتی که اتاق کنفرانس یا اتاق استراحت خالی هستند با هم کار کنید.

اگر دفتر کارتان در خانه است:
برای شما کار کمی دشوارتر است، زیرا وقتی در خانه کار می‌کنید نزدیک همکاران خود نیستید. در این شرایط می‌توانید فضای مشابه را به‌صورت دیجیتالی باز‌آفرینی کنید. یک گروه در اسکایپ ایجاد کنید. همه باید موظف باشند در طول ساعات کاری در گروه حاضر باشند. می‌توانید صبح‌ها اعلام حضور داشته باشید و در ادامه برای پاسخگویی به پرسش‌ها، یافتن راه‌حل‌ها و نیز صحبت‌های دوستانه گروهی که موجب افزایش خلاقیت می‌شوند، در دسترس باشید.

ذخیره‌ ایده‌ها
آیا تابه‌حال برایتان پیش آمده که وقتی سخت مشغول کار هستید ناگهان یک ایده فوق‌العاده، تمرکزتان را برهم بزند؟ شما در ابتدا سعی می‌کنید که این موضوع را نادیده بگیرید، اما در‌ ادامه  به خود می‌آیید و می‌بینید که زمان زیادی را درباره موضوع مورد‌نظرتان در اینترنت به جستجو گذرانده‌اید. ایده‌ها باید پرورش پیدا کنند، اما وقتی درست زمان رسیدگی به یک وظیفه سر می‌رسند، به‌شدت تمرکز را از بین می‌برند. بنابراین جایی به ذخیره ایده‌های خود اختصاص بدهید، که به راحتی در محل کارتان قابل‌دسترسی باشد.

چه در شرکت کار می‌کنید و چه در خانه:
در اطراف خود کاغذهای یادداشت داشته باشید یا از یک تخته وایت‌برد استفاده کنید. هنگامی که ایده‌ای به شما الهام می‌شود، همان لحظه آن را بنویسید و با این شیوه ایده را از ذهن خود دور کنید و به سر کار خود برگردید. در پایان روز و یا زمانی که وقت آزاد دارید، تمام ایده‌ها را جمع‌آوری و بررسی کنید. با صرف کمی زمان می‌توانید بهتر تصمیم بگیرید که کدام ایده ارزش دنبال کردن را دارد و کدام ایده بهتر است نادیده گرفته شود.

نیروبخشی
مغز ما برای ادامه دادن به تغذیه نیاز دارد، به ویژه هنگامی که سخت کار می‌کنید و نیاز به تمرکز بالا دارید. اگر وقتی گرسنه هستید به کار ادامه دهید، درست مثل این است که از اتومبیل خود انتظار داشته باشید بدون اینکه برای بنزین زدن توقف کنید، به حرکت خود ادامه بدهد. این ایده به هیچ‌وجه واقع بینانه نیست.

اگر در یک شرکت کار می‌کنید:
از قبل برای روز و یا تمام هفته‌ی خود تنقلات آماده کنید، یا میان‌وعده‌های آماده همراه خود ببرید. به خاطر داشته باشید که تنقلات مضر دارای بازده کمی هستند، بنابراین از آجیل، میوه، ماست یا کراکر استفاده کنید. به احتمال زیاد، شرکت شما قهوه، چای و آب را برایتان فراهم می‌کند و لازم نیست که نگران این موارد باشید.

اگر دفتر کارتان در خانه است:
اگر در خانه کار می‌کنید، این موضوع می‌تواند برایتان از عوامل حواس‌پرتی محسوب شود. سعی کنید تعداد دفعاتی که در هر روز به آشپزخانه سر می‌زنید را کاهش بدهید. برای این کار، تنقلاتی سریع و آسان که از قبل تهیه کرده‌اید را، نزدیک میزتان قرار بدهید. یک بطری آب در کنار خود داشته باشید. در صورت لزوم قهوه یا چای را نیز همراه خود به اتاق کارتان ببرید. با رعایت این نکات دیگر وسوسه نخواهید شد که در طول زمان کار به بهانه غذا و نوشیدنی در خانه گشت بزنید و وقت خود را تلف کنید.

طبیعت
ما در درجه اول موجوداتی بیولوژیک هستیم. بنابراین عمیقا تحت‌تاثیر دسترسی و یا عدم دسترسی به جهان طبیعی قرار داریم. این موضوع در عملکرد روانی و فیزیولوژیکی ما بسیار موثر است، و به طور مستقیم با میزان فعال بودن و کارآیی ما در ارتباط است.

اگر در یک شرکت کار می‌کنید:
اگر در فضای کارتان پنجره‌ای وجود ندارد، تصاویری از فضای باز را با خود به محل کارتان بیاورید. عکسی از طبیعت را به عنوان اسکرین سیور و یا یا تصویر زمینه دسکتاپ خود انتخاب کنید. در وقت ناهار و یا در بین وظایف اصلی خود کمی در فضای آزاد قدم بزنید. فقط چند دقیقه حضور در هوای تازه و زیر نور خورشید می‌تواند حالمان را بهتر کند و احساس افسردگی را در ما از بین ببرد. در ضمن مطمئن شوید که حتماً یک گیاه روی میز کارتان وجود دارد.

اگر دفتر کارتان در خانه است:
اجازه دهید هوای تازه به داخل بیاید. اگر نمی‌توانید مناظر طبیعی را از پنجره  ببینید، تصاویری از طبیعت را به عنوان اسکرین سیور و یا تصویر زمینه دسکتاپ خود قرار دهید. پیاده‌روی کنید. کافی است به بیرون قدم بگذارید و زمین را زیر پای خود احساس کنید. در دفتر خود از گیاهان استفاده کنید. تحقیقات نشان می‌دهند که وجود گیاهان زنده در دفتر کار باعث می‌شود شما سازنده‌تر و شادتر باشید و استرس کمتری احساس کنید.

فضای دیجیتال
امروزه برای اکثر مردم محیط فیزیکی در پس‌زمینه قرار گرفته و زندگی افراد در لپ‌تاپ‌هایشان خلاصه شده است. اطمینان حاصل کنید که در کامپیوتر خود نرم‌افزاری دارید که به شما کمک می‌کند فضای دیجیتالی فراهم کنید که بهره‌وری شما را به حداکثر برساند. درضمن می توانید برای کاهش حواس‌پرتی از برنامه‌های مربوط به تمرکز استفاده کنید.

برگرفته از: lifehack.org